كي تبقى ناجحًا كرائد أعمال أو صاحب مشروع صغير هذا العام وكل عام، تعلم كيف تحدد أولويات المهام، وكيف تزيد إنتاجيتك.
مع بداية العام الجديد، يقرر كثير من رواد الأعمال وأصحاب المشاريع التركيز على تعزيز إنتاجيتهم. إذا كنت تريد تعزيز إنتاجيتك أيضًا، فتعلم كيف تحدد أولويات المهام، لتبقى ناجحًا كرائد أعمال أو صاحب مشروع صغير هذا العام وكل عام.
من الرائع أن تشعر أنك رجل أعمال. أنت رئيس نفسك ومسؤول عن قراراتك، ويمكنك العمل بالسرعة التي تناسبك، من المنزل أو المقهى أو مساحة عمل مشتركة أو في أي مكان تشعر فيه بالراحة.
في المقابل، عدم وجود مَن يفرض عليك القوانين يحمّلك مسؤولية أكبر للحفاظ على إنتاجيتك، وهو أمر ضروري للنجاح في هذا العالم الرقمي شديد التنافسية. ليس من المستغرب أن تمنحك ريادة الأعمال قدرًا كبيرًا من الحرية ومسؤولية أكبر بكثير. أنت رئيسك في العمل، ومحاسبك، وكاتبك، ومسوقك، وتؤدي أي دور آخر مطلوب لإدارة مشروع تجاري ناجح.
في هذه المقالة نعطيك أفكارًا عديدة لتعمل بكفاءة أكبر وتركز طاقتك على المزيد من المهام الإبداعية التي تقود عملك إلى النجاح.
ما هي الإنتاجية؟
يستخدم مصطلح الإنتاجية للقيام بأشياء أكثر، أو مهام معقدة ضرورية لنجاحك. فالبقاء منتجًا يعني التركيز على الأشياء الأكثر أهمية بنجاح. يعد البقاء أكثر إنتاجية طوال رحلة عملك أمرًا صعبًا لكنه ليس مستحيلا. كل ما عليك هو اتخاذ خطوات مسؤولة، وسوف تكون قادرًا على تحقيق الهدف المنشود.
أفضل الأفكار لزيادة إنتاجية رواد الأعمال
1- خطط ليومك
ربما سمعت هذه النصيحة عشرات المرات، لكنها تبقى الأهم لتنجح! التخطيط هو المفتاح لجعل يومك ناجحًا للغاية. ابدأ يومك بخطة، وستظل منظمًا طوال اليوم. تذكر أن طقوس التخطيط اليومي يمكن أن تحقق المعجزات وتساعدك على تحقيق طموحاتك. كرجل أعمال، تحتاج إلى إنجاز العديد من الأمور لتشغّل شركتك الناشئة، ما يعني أن عليك إكمال المهام، حتى عندما تشعر أنك مشغول أو متعب. وجود خطة يومية سيحفزك على إنجاز المزيد من المهام. لذلك اضبط المنبه لجلسة التخطيط اليومية، وستشعر بمزيد من التنظيم والتركيز والتحفيز طوال اليوم.
2- مارس الرياضة أو التأمل
كرائد أعمال، من المهم أن تظل منتجًا طوال اليوم. لن يكون ذلك ممكنًا إلا عندما يكون عقلك وجسدك منتعشين. يمكنك إنشاء روتين صباحي من خلال دمج أنشطة التمرين مثل المشي في الصباح أو اليوجا أو التأمل أو ركوب الدراجات أو أي نشاط بدني آخر يساعدك في تعزيز تركيزك ونشاطك العقلي. بدء يومك بأي نشاط بدني سيضع أساسًا قويًا.
3 – دوّن جميع المهام المهمة
واحدة من الأفكار التي أثبتت نجاحها مع الجميع، تدوين المهام المهمة.
أنشئ قائمة مهام في الصباح أو عندما يتوفر لديك وقت لليوم التالي، واحفظ قوائمك اليومية في مكان واحد حتى تتذكر كل المهام التي أنجزتها، وسوف تبقى منظمًا طوال الوقت، وتشعر بضغط أقل، وتذكر أن قوائم المهام تكون فعّالة بشكل رائع إذا كنت تلتزم بها بالفعل.
إذا حددتَ الأولويات بذكاء، يمكنك التركيز بشكل أفضل على المهام الضرورية لنجاح عملك. لذا، أنشئ قائمة مهام منظمة بشكل صحيح واستخدمها بشكل معقول لإكمال جميع مهامك الأساسية.
4 – استخدم أسلوب الإنتاج المناسب
يمكن لطريقة الإنتاج الفعالة أن ترفع مستوى إنتاجيتك إلى مستوى جديد. فالدماغ البشري ينشغل بسهولة، وفترة الانتباه تصبح أقصر، لذلك من المهم أن تعرف أي الأوقات التي يكون فيها دماغك يقظًا أو أي الأساليب التي تزيد تركيزك.
من أشهر الطرق التي يجب على كل رائد أعمال تجربتها:
- طريقة تقسيم الوقت (Time Blocking Method): أي تخصيص فترات زمنية محددة للقيام بأنشطة معينة، مما يساعد في تنظيم اليوم وزيادة التركيز.
- طريقة الذروة الحيوية (Biological Prime Time Method): أي استثمار الأوقات التي يكون فيها الشخص بأفضل حالاته البدنية والعقلية للقيام بالمهام الهامة.
- الطريقة العملية (The Action Method): أي التركيز على الخطوات العملية وتحويل الأفكار إلى إجراءات.
- طريقة إنجاز الأعمال (Getting Things Done – GTD Method): أي إدارة المهام وتنظيمها بشكل يجعلها سهلة التنفيذ.
- طريقة عدم كسر السلسلة (Don’t Break the Chain Method): أي تحفيز الالتزام عبر العمل اليومي والمتواصل لبناء سلسلة من الإنجازات.
- فعل أسوأ شيء أولاً (Eat the Frog): أي التركيز على إنجاز المهمة الأكثر صعوبة أو غير المحببة في بداية اليوم.
- طريقة مصفوفة إيزنهاور (The Eisenhower Matrix Method): وهي تصنيف المهام حسب الأهمية والإلحاح لاتخاذ القرارات الفعّالة.
- طريقة MIT (Most Important Tasks): أي التركيز على إكمال المهام الأكثر أهمية أولاً.
- طريقة الكانبان (The Kanban Method): وهي استخدام لوحة تنظيم لتتبع المهام وتقدم العمل.
- طريقة تحديد الأهداف الذكية (SMART Goals Method): أي وضع أهداف قابلة للقياس والتحقق وواقعية لتحسين الأداء.
يمكن لاستخدام أي من هذه الطرق أن يساعد في تحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية والمهنية.
5- اعمل على هدف واحد كل مرة
نعم قرأتها بشكل صحيح. إذا كنت تريد أن تظل منتجًا، فقل لا لتعدد المهام. العقل البشري غير قادر على إدارة مهام متعددة في وقت واحد. وفقًا للعديد من الدراسات، يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى الإضرار بمستوى إنتاجيتك ويمكن أن يخفضه بنسبة تصل إلى 40%.
يستغرق إكمال المهمة مزيدًا من الوقت والطاقة إذا كنت تقوم بالتبديل بين الوظائف بشكل متكرر، ومن المحتمل أن ترتكب المزيد من الأخطاء. عندما تستمر بالتبديل بين المهام، فأنت تخدع نفسك. لذا، افعل شيئًا واحدًا كل مرة.
6 – قسم أهدافك الكبيرة
إنها واحدة من أكثر أساليب الإنتاجية فعالية، والتي يمكن أن تساعدك على إكمال جميع مهامك. سواء كنت رائد أعمال أو طالبًا أو محترفًا، يمكنك تحقيق كل إنجاز باستخدام هذه الإستراتيجية العملية. تحقق بعناية من قائمة المهام الخاصة بك وحدد المهمة المعقدة للغاية. قسّم المهمة الأكثر تعقيدًا إلى أجزاء أصغر وركز أولًا على الأكثر تحديًا.
إذا كنت ترغب ببدء مشروع تجاري جديد، أو توسيع نطاق عملك الحالي إلى آفاق جديدة من النجاح، أو تحقيق أي هدف شخصي، فإن هذا الأسلوب يساعدك على تحقيق أهدافك الكبيرة. المفتاح هو معرفة كيفية تقسيم هدفك الكبير إلى خطوات قابلة للتنفيذ، بشكل يتناسب بسهولة مع جدول أعمالك المزدحم. إنها الطريقة الأسهل لتوديع المماطلة والاحتفاظ بتركيزك.
7 – خصص وقتًا للتحقق من بريدك الإلكتروني
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة ماكينزي، يقضي الأشخاص ما يقرب من 2.6 ساعة من يوم العمل في التحقق من صناديق البريد الوارد. إذا كنت واحدًا من هؤلاء، فقد حان الوقت لتغيير عادات البريد الإلكتروني، لإنجاز المزيد من المهام. فالتغيير البسيط في روتين فحص بريدك يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. ولكن السؤال هو كيف؟
خصص فترة زمنية محددة للبريد الإلكتروني، وسترى السحر. تحتاج مهامك اليومية إلى اهتمامك الكامل، وإذا كنت تتحقق باستمرار من رسائل البريد أو تقوم بوظائف أخرى، فمن المحتمل أن تشعر بالإرهاق.
لنفترض أنك تبدأ يومك بالتحقق من بريدك الوارد أو وسائل التواصل الاجتماعي قبل القيام بأي شيء آخر. أنت بحاجة إلى التوقف عن هذه العادة وتقديم عمل عالي القيمة بكفاءة من خلال تحقيق حالة من العمل العميق. الرسائل ستحول انتباهك وتشتت تركيزك عن المهمة التي تكافح من أجل إكمالها.
في عالم الأعمال، لا يمكنك إنكار الأهمية الحقيقية للبريد الإلكتروني، لأنه أفضل شكل من أشكال التواصل والتعاون. لذلك يعد تخصيص فترات محددة يوميًا لتصفح بريدك يمكن أن يمنحك المزيد من الوقت للتفكير بشكل استراتيجي وإبداعي.
8 – اتبع قاعدة الدقيقتين
ما هي قاعدة الدقيقتين هذه؟ إنه اختراق إنتاجي مثبت ويمكن أن يساعدك على صقل مهاراتك في إدارة الوقت. على عكس أساليب الإنتاجية الأخرى، تهدف قاعدة الدقيقتين إلى التغلب على المماطلة ومساعدتك على إكمال المزيد من المهام البسيطة.
وفقًا لهذه القاعدة، إذا كان بإمكانك إكمال المهمة، فافعلها الآن، ولا تؤجلها إلى الغد.
وسُميت بقاعدة الدقيقتين لأن فكرتها الرئيسية، هي إنجاز المهام الصغيرة والبسيطة التي يمكن إكمالها في زمن قصير جدًا، عادة أقل من دقيقتين.
وتحفز القاعدة الشخص على القيام بالمهام الصغيرة فورًا دون تأجيلها، حتى وإن كانت تبدو بسيطة. ذلك لأن تأجيل هذه المهام البسيطة قد يؤدي إلى تراكمها، وبالتالي يمكن أن تؤثر سلبًا على فعالية إدارة الوقت والإنتاجية.
سواء كنت تريد إرسال رسالة تذكير سريعة للعميل عبر البريد الإلكتروني، أو ترك ملاحظة صوتية، أو إزالة الفوضى الرقمية، أو تنظيم مساحة العمل الخاصة بك. يمكنك اتباع قاعدة الدقيقتين هذه لمواصلة التركيز على المهام الأقل أهمية.
9 – استخدم أدوات إدارة الوقت
تعد إدارة وقتك بكفاءة تحديًا كبيرًا، خاصة بالنسبة لرواد الأعمال لأول مرة. كرجل أعمال، عليك القيام بواجبات متعددة مثل الرد على رسائل البريد الخاصة بالعملاء، وإكمال قائمة مهامك الخاصة، وحضور الاجتماعات وغيرها.
إليك قائمة بأفضل أدوات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل وتعزيز الإنتاجية:
- Calendar
- Toggl
- Rescue Time
- Asana
- Trello
- Clockify
- TimeCamp
- To-do list
- DeskTime
- Monday.com
- Time Doctor
- ProofHub
- Task Breakdown
10- خذ فترات راحة بانتظام
إن أخذ فترات راحة واستثمارها بشكل صحيح يمكن أن يعزز مستويات إنتاجيتك. كثير من الناس لا يصدقون ذلك ويعتقدون أنه غير فعال، والكثير منهم لا يعرفون كيفية دمج فترات الراحة في جداولهم المزدحمة، ولا يعرفون نوع الراحة الذي يمكن أن يجعل عقلك منتعشًا.
يمكن لفترات منتظمة من الراحة أن تقلل من مستويات التوتر وتعيد تركيز طاقتك العقلية بعد أداء مهمة محددة.
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Aflac، يشعر ما يقرب من 59٪ من الموظفين بالإرهاق. ويرتبط ارتفاع معدل الإرهاق ومستويات التوتر بضعف الأداء. عندما يشعر عقلك وجسمك بالإرهاق والاستنزاف، فهذا هو الوقت المناسب لأخذ قسط من الراحة.
هناك أنواع مختلفة من فترات الراحة. يمكنك اختيار ما يناسبك أكثر، بدءًا من ممارسة الرياضة وحتى قراءة مقالة إعلامية، أو الذهاب في نزهة قصيرة، أو لعب كرة الريشة مع زميلك في العمل، أو أخذ قيلولة أو مجرد التحدث إلى صديق. هناك أنواع مختلفة من أنشطة الاستراحة التي يمكنك المشاركة فيها لتعزيز أدائك.
11- جرب تقنية البومودورو/ Pomodoro Technique
صدق أو لا تصدق، إنها واحدة من أهم حيل الإنتاجية للتغلب على المماطلة والحفاظ على التركيز. تركز تقنية إدارة الوقت هذه على فترات راحة قصيرة لزيادة التركيز وتقليل التعب العقلي.
تقنية بومودورو واضحة ومباشرة:
- اختر مهمة تحتاج إلى إكمالها.
- اضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة واعمل على المهمة المحددة.
- خذ استراحة لمدة خمس دقائق بعد العمل لمدة 25 دقيقة.
- كرر العملية مرة إلى ثلاث مرات.
- يمكنك أن تأخذ استراحة أطول مدتها 15 دقيقة.
تقوم الطريقة على تقسيم المهام إلى فترات تركيز مدتها 25 دقيقة لتشعر بالإلحاح الذي سوف يحفزك على بذل كل جهد ممكن لإتمام المهمة، فأنت لديك 25 دقيقة فقط. وعندما يُجهد دماغك سيرن المنبه ويذكرك بأخذ قسط من الراحة.
12 – خصص مساحة مريحة للعمل
لزيادة إنتاجيتك، تحتاج إلى إعادة التفكير في مساحة العمل الخاصة بك. إذا كانت مساحة عملك مليئة بالمشتتات وغير مريحة، فكيف ستحقق أهدافك؟ تأكد من أن مساحتك خالية من التشتيت البصري والسمعي كي تركز في المهام.
واليوم يدير العديد من رواد الأعمال عملهم من المنزل. إذا كنت واحدًا من هؤلاء، فيجب عليك إنشاء مساحة مخصصة لمواصلة التركيز. اختر كرسيًا مريحًا لظهرك وقم بتصميم منزلك تمامًا مثل مكتبك، لأن إنشاء بيئة عمل منزلية مناسبة يمكن أن يحفزك على إكمال مهامك. إذا لم تتمكن من تخصيص مساحة عمل مخصصة في المنزل، فيمكنك العمل في مقهى قريب أو البحث عن مساحات عمل مشتركة.
يمكنك أيضًا إضافة بعض الألوان إلى مساحة العمل الخاصة بك عن طريق تزيين مكتبك بالجوائز والاقتباسات التحفيزية وغيرها من العناصر المحببة. سوف يجعلك هذا تشعر بالتقدير والتحفيز طوال اليوم.
13- ابدأ يومك بالمهمة الأكثر صعوبة
إذا راجعتَ قائمتك، ستجد أن الجزء الأصعب هو الأولوية. إنها مهمة يجب إكمالها أولاً. إذًا أكملها في أسرع وقت ممكن بدلاً من الانتظار حتى اللحظة الأخيرة. واجباتك الأخرى أقل صعوبة، ويمكن أن تنجزها عندما تفقد شيئًا من تركيزك، ولن تكون متوترًا كثيرًا.
14- خصص وقتًا للعناية بنفسك
الرعاية الذاتية يمكن أن تعزز مستويات إنتاجيتك. إنها طريقة فعالة لتوديع التوتر وتحفيزك، فالعناية الذاتية ضرورية لصحتك الجسدية والعقلية والعاطفية. يجب على رواد الأعمال الذين يرغبون في تنمية أعمالهم والبقاء أكثر إنتاجية تخصيص وقت لأنفسهم، يشحنون فيه عقولهم وأجسادهم ويحسنون نوعية حياتهم.
يمكنك أن تفعل أشياء صغيرة تُشعرك بالسعادة، مثل التدليك واليوغا ولقاء الأصدقاء وغيرها.
ادمج روتين العناية الذاتية في جدولك المزدحم، وستجد المزيد من الطاقة والقدرة على الأداء الجيد.
15 – التزم بالمواعيد النهائية
وجود موعد نهائي يخلق شعورًا بالإلحاح، ويحفزك على إكمال مزيد من المهام. عندما تحدد المواعيد النهائية، تأكد من أنها واقعية ومتوافقة تمامًا مع أولوياتك، وتذكر أن تعقيد كل مشروع وإلحاحه وأهميته يختلف عن الآخر. على سبيل المثال، غالبًا ما يعمل مؤلفو المحتوى ومهندسو البرمجيات ومطورو تطبيقات الأجهزة المحمولة في مواعيد نهائية ضيقة. تعمل العديد من الشركات بجد لإصدار التطبيقات ومنتجات البرامج وإنشاء محتوى خلال إطار زمني محدد لإبقاء عملائها وعملائها سعداء.
قد يؤدي تسليم المهمة في الوقت المحدد إلى ضياع فرص المبيعات وعدم رضا العملاء، مما يؤدي إلى خسائر مالية. بفضل العديد من مترجمي الفيديو، وأدوات الدبلجة بالذكاء الاصطناعي، وأدوات تطوير التطبيقات، وأدوات الذكاء الاصطناعي، أصبح إكمال عملك في الوقت المحدد أكثر سهولة. باستخدام هذه الأدوات، يمكنك تلبية احتياجات العميل بسرعة والوفاء بالمواعيد النهائية دون المساس بالإنتاجية.
كلمة أخيرة
بالنسبة لرواد الأعمال، يعد الحفاظ على الإنتاجية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أهداف أعمالهم. قد يبدو الأمر شاقًا؛ ومع ذلك، فإن تجربة أفضل الطرق التي ذكرناها سابقًا يمكن أن يساعدك بالفعل. جربها وابدأ عامًا جديدًا بقدرةٍ عالية على المنافسة.
