ادوات التخطيط للقدرات العام : عندما تفكر ببدء مشروع جديد، أو توسعة العمل على مشروع معين، من البديهي أن تتأكد من توفر الموارد الكافية للقيام بالمهمات الجديدة المُضافة. أو بكلمات أخرى، تفحص مدى قدرة مؤسستك أو فريقك على تلبية متطلبات المشروع.
إحدى مهام التخطيط التي تكون مطلوبة من قادة المشاريع، هو تخطيط القدرة أو capacity planning، الذي يدرس توفر متطلبات وقدرات الإنتاج خلال فترة زمنية معينة. وبناء على هذا التخطيط، يقرر القادة الوقت المناسب للمضي قدمًا في التنفيذ، أو التريّث وجمع المزيد من الموارد.
البديل الأسوأ لعدم القيام بتخطيط القدرات، هو التخمين. وهنا من الوارد جدًا أن يعاني فريقك من الإرهاق، وألا تلتزم بمواعيد الإنجاز أو الميزانية المخصصة، لأنك لم تدرس الوضع جيدًا من قبل.
بعد قراءة هذا المقال، ستشكر التكنولوجيا التي جعلت كل شيء ممكنًا، وتشكر المبرمجين الذين وفّروا وقتك وجهدك ومالك من خلال أدوات تخطيط القدرات!
لماذا تستخدم أدوات تخطيط القدرات؟
لأن التخطيط، أكثر من مجرد إنشاء الجداول الزمنية ومحاولة الالتزام بها. يجب على قادة المشروع أولاً تحديد الاحتياجات الدقيقة للمشروع، ثم ترجمة تلك الاحتياجات إلى موارد وقدرات، بما في ذلك المال وعدد الأشخاص، وعدد ساعات العمل المطلوبة، والمعدات اللازمة وغيرها.
بعد ذلك، يحدد القادة مدى قدرة الفريق على الإنجاز خلال الفترة الزمنية المحددة. إذا وجد المدير فجوة بين متطلبات المشروع وقدرات فريقه، يجب أن يتحكم في حجم الفريق، أو في مدة إنجاز المشروع، أو في ضخ الأموال وغيرها من الخيارات المتاحة.
ما تستطيع أدوات تخطيط القدرات القيام به، هو أتمتة المهام، وتقديم التقارير والمراجعات عن إنجاز كل موظف وقسم، وضبط الوقت وغيرها من التفاصيل التي ستتعرف عليها بعد قليل.
عمّ تبحث في أدوات تخطيط القدرات والموارد؟
بعد أن تقرأ بالتفصيل الفرق بين الأدوات التي سنقترحها عليك، ستعود إلى هذا الجزء من المقال وتقرر الأداة المناسبة بناء على:
- التكامل مع البرامج والأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل، لأن الهدف هو تسهيل العمل وليس عرقلته.
- توفير أكبر قدر من أتمتة المهام من أجل كسب الوقت. ابحث عن الأداة التي لا تجعلك تقضي وقتًا طويلًا في إعداد الجداول، وتعطيك تحليلات قائمة على الذكاء الاصطناعي.
- تقديم تقارير وتحليلات في الوقت الحقيقي. التقارير الدقيقة تعطيك نظرة على القدرات المتاحة في أي وقت تطلبه، لتعديل مسار المشروع.
- مستوى المرونة والتخصيص الذي توفره كل أداة، وتقديم خيارات تتناسب مع عملك.
أفضل 7 أدوات لتخطيط القدرات لعام 2023
بناء على المعايير المذكورة أعلاه، إليك اختياراتنا لأفضل عشرة أدوات لتخطيط القدرات والموارد لعام 2023.
Kantanta
Kantanta المعروف سابقًا باسم Mavenlink هو برنامج إدارة مشروع كامل الميزات، يساعدك في إدارة الموارد وتحسين الأداء. وتتمثل إحدى أكبر نقاط قوته، في قدرته على الوصول إلى البيانات من جميع أنظمتك، مع إمكانات قوية للتنبؤ بالطلب والتخطيط.
- الميزات: جدولة الموارد والتخصيص، والتحليل الذكي، وعمليات الدمج ومتابعة سير العمل.
- الإيجابيات: أداة متكاملة في الوظائف والعمليات.
- السلبيات: مرتفعة الثمن.
- الأفضل لـ: المؤسسات الكبيرة التي تعتمد على البرامج القديمة، والتي يجب أن تتكامل معها أدوات تخطيط القدرات.
Toggl
أداة شاملة لإدارة المشروع، توفر ثلاث لوحات معلومات تتضمن: إدارة المشروع، وتخطيط الفريق، وإدارة المهام.
- الميزات: إدارة المشروع، وجدولة المشروع، وإدارة الموارد البشرية كلها في مكان واحد.
- الإيجابيات: من أفضل أدوات تخطيط القدرات لمدراء المشروع وأعضاء الفريق، تُسهّل تتبّع المهام وعبء عمل الفريق.
- السلبيات: تخطيط القدرات يرتكز على الأشخاص، ولا يأخذ في الحسبان الموارد والمعدات.
- الأفضل لـ: المؤسسات التي تعتمد فقط على ساعات العمل كمورد في تخطيط القدرات.
Forecast
أداة أخرى لإدارة الموارد مع ميزات متكاملة. تستخدم قوة الذكاء الاصطناعي لتوجيه رؤى قوية وتوقّع تخطيط القدرة المستقبلية.
- الميزات: إدارة المشاريع، والتحليل الذكي، وإدارة الموارد، وأدوات محاسبة المشروع.
- الإيجابيات: رؤى مدعومة بالذكاء الاصطناعي وعمليات متكاملة وشاملة.
- السلبيات: غالية الثمن، وتتضمن أدوات لا يحتاجها كل فريق.
- الأفضل لــ: المؤسسات الكبيرة التي تبحث عن أداة واحدة لتشغيل جميع جوانب إدارة المشروع.
Saviom
برنامج للمؤسسات يوفر أدوات تخطيط القدرات، مثل إدارة الموارد والقوى العاملة، بالإضافة إلى الجدولة والتنبؤ في الوقت الفعلي. ويتميز Saviom بمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأعمال الأخرى.
- الميزات: تقارير في الوقت الفعلي، تضبط التنبؤ بالقدرة وفقًا للظروف المتغيرة، بالإضافة إلى نظام تحذير لتحديد معوقات المشروع وحلّها.
- الإيجابيات: المقاييس الموجهة للأعمال، والتعديلات القوية في الوقت الفعلي.
- السلبيات: قد تكون بعض الميزات، مثل تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، غير ضرورية ومخصصة بالفعل لبرنامج آخر.
- الأفضل لــ: الشركات الكبيرة التي تبحث عن حل شامل.
ClickUp
ليست فقط لإدارة المهام. على عكس تطبيقات المهام الأخرى، تحتوي ClickUp أيضًا على ميزة عرض حِمْل العمل التي تساعد مدراء المشاريع على التخطيط وتصوّر قدرة فريقهم. يمكن للأداة قياس القدرة حسب المهام أو الساعات أو النقاط، باستخدام نظام نقاط Agile و Scrum .
- الميزات: عرض في الوقت الفعلي لمستويات النشاط ومخطط Gantt لإنشاء خارطة الطريق.
- الإيجابيات: قالب تخطيط القدرات وإدارة المهام في أداة واحدة.
- السلبيات: قدرة محدودة على تحديد الفجوات.
- الأفضل لـ: المؤسسات الصغيرة التي لا تحتاج إلى أدوات متقدمة لتخطيط سعة الموارد.
Runn
أداة مجانية مصممة لمدراء المشاريع. تعرض الرؤى الدقيقة لأعضاء الفريق المحددين، إلى جانب التتبّع المالي للمشروع وإعداد التقارير.
- الميزات: رؤى عالية المستوى ومفصّلة.
- الإيجابيات: ميزات مفيدة للفرق الصغيرة.
- السلبيات: تفتقر إلى ميزات أكثر تفصيلًا قد تحتاجها الفرق الكبيرة.
- الأفضل لـ: المؤسسات الصغيرة التي تبحث عن أداة مجانية، خاصة المنظمات غير الربحية.
Monday
أداة متكاملة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة، يمكنها أن تفعل كل شيء تقريبًا. تجعل أدوات التخصيص والتكامل القوية موقع monday.com أحد أفضل أدوات تخطيط القدرة للفرق التي تحتاج إلى ميزات مخصصة. تقدم خرائط طريق للمشروع، وتخصيص الموارد، وتقييم قدرة الفريق، والتوقّعات.
- الميزات: وحدات متكاملة قابلة للتخصيص.
- الإيجابيات: قابلة للتخصيص بدرجة عالية وتتكامل مع أي برنامج تقريبًا.
- السلبيات: تتطلب وقتًا ومهارات لإعدادها وتخصيصها.
- الأفضل لـ: المؤسسات التي لديها احتياجات تخطيط قدرة معينة تتطلب التخصيص.
خلاصة
بغض النظر عن الفروق بين الأدوات التي استعرضناها، وغيرها التي قد تعثر عليها خلال رحلة بحثك، ستجد أن هذه الأدوات تساعدك بشكل فعّال في توسيع نطاق عملك بشكل مدروس.
يمكن أن تكون أي من هذه الأدوات، سرًا من أسرار نجاح مدراء المشاريع!
